Calendly est une solution innovante pour organiser facilement des réunions et des rendez-vous. Saviez-vous que les professionnels passent en moyenne 4,8 heures par semaine à planifier des réunions ? Avec Calendly, vous pouvez réduire ce temps de moitié et vous concentrer sur l’essentiel. Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir pour utiliser Calendly efficacement : de la création de votre compte à l’organisation de vos événements, en passant par le partage de votre lien de planification. Nous vous présenterons également comment l’automatisation, avec des outils comme Bardeen, peut simplifier encore plus votre gestion des rendez-vous. Dites adieu aux échanges d’emails interminables et bonjour à une planification sans stress !
Configurer votre compte Calendly
La création de votre compte Calendly est simple et rapide. Suivez ces étapes pour commencer à organiser vos rendez-vous de manière plus efficace.
Créer votre compte
Rendez-vous sur Calendly.com et cliquez sur « S’inscrire ». Entrez votre adresse email, votre nom et choisissez un mot de passe. Vous pouvez aussi vous inscrire via votre compte Google. Choisissez ensuite si vous utiliserez Calendly pour le travail ou un usage personnel.
Personnaliser votre profil
Ajoutez une photo de profil et personnalisez l’URL de votre page Calendly, qui sera visible par vos invités. Dans les paramètres de votre profil, vous pouvez également ajouter votre fuseau horaire, les informations sur votre entreprise, ainsi qu’une courte description personnelle.
Connecter votre agenda
Connecter votre calendrier permet à Calendly de vérifier automatiquement vos disponibilités. Calendly s’intègre avec Google, Office 365, Outlook et iCloud. Pour cela, allez dans « Connexion à l’agenda » et connectez l’agenda de votre choix. Si vous utilisez Google Sheets, vous pouvez également les connecter pour plus d’automatisation.
Définissez vos disponibilités
Personnalisez vos heures de disponibilité en vous rendant sur la page « Types d’événements ». Cliquez sur l’icône d’édition de l’événement que vous souhaitez modifier et choisissez les jours et heures où vous êtes disponible pour ce type d’événement.
Choisir un plan Calendly
Calendly propose plusieurs options : le plan Basic gratuit, ainsi que des plans Premium et Pro pour des fonctionnalités plus avancées comme les intégrations et la planification en équipe. Vous pouvez commencer avec le plan Basic et évoluer selon vos besoins.
Créer et gérer des événements Calendly
Calendly vous permet de créer différents types de réunions adaptées à vos besoins. Que ce soit pour des réunions individuelles ou des événements de groupe, vous pouvez facilement personnaliser chaque événement.
Choisir le type d’événement
Calendly propose quatre types d’événements :
- Individuel : Une rencontre entre vous et un seul invité.
- De groupe : Plusieurs invités peuvent réserver un même créneau horaire.
- Collectif : Une réunion avec plusieurs hôtes et un seul invité.
- Rotation : Les réservations sont réparties parmi les membres de votre équipe selon leur disponibilité.
Le type d’événement dépend de vos objectifs. Par exemple, une démonstration de vente pourrait être un événement individuel, tandis qu’un webinaire conviendrait mieux pour un événement de groupe.
Personnaliser votre événement
Une fois le type d’événement choisi, personnalisez les détails. Donnez un nom clair à votre événement, précisez sa durée, et choisissez un emplacement (en personne ou en visioconférence). Vous pouvez également ajouter une description, télécharger une image et choisir un thème de couleur pour rendre votre événement plus attrayant.
Collecter des informations et rediriger les invités
Calendly vous permet de poser des questions personnalisées à vos invités lors de leur réservation, comme demander un numéro de téléphone ou le motif de la réunion. Cela vous aide à mieux vous préparer. Vous pouvez aussi rediriger les invités vers une page spécifique après leur réservation, comme un questionnaire ou un lien de téléchargement de calendrier.
Gérer vos événements
Vous pouvez modifier, dupliquer ou supprimer vos événements en fonction de vos besoins. Utilisez les catégories et les codes couleurs pour organiser facilement vos différents types d’événements, comme « Réunions avec clients » ou « Bilan d’équipe ».
Partager votre lien Calendly
Une fois votre compte et vos événements configurés, il est temps de partager votre lien Calendly pour que vos contacts puissent facilement réserver des créneaux avec vous.
Diffuser votre lien
Calendly vous permet de partager votre lien par email, sur votre site web ou sur les réseaux sociaux. Pensez à l’ajouter dans votre signature d’email, transformant chaque message en une opportunité de rendez-vous. Par exemple, une graphiste freelance pourrait ajouter ce message dans sa signature :
« Besoin de discuter d’un projet ? Réservez un créneau ici : [lien Calendly]. »
Intégrer Calendly avec vos outils préférés
Calendly s’intègre parfaitement avec Zoom, Salesforce, Stripe, et bien d’autres outils. Par exemple, en connectant Calendly à Zoom, un lien Zoom sera automatiquement généré pour chaque réunion. Vous pouvez également synchroniser les paiements via Stripe ou Dropbox pour réduire les tâches manuelles.
Ajouter Calendly à votre site web
Intégrer votre lien Calendly directement sur votre site web permet à vos visiteurs de réserver un rendez-vous facilement. Par exemple, un consultant peut placer un lien sur sa page « Travailler avec moi » pour permettre aux clients potentiels de réserver une consultation.
Promouvoir votre lien pour plus de rendez-vous
Plus vous diffusez votre lien, plus vous aurez de réunions. Faites-en la promotion sur vos réseaux sociaux, dans votre newsletter, et même sur vos cartes de visite. Par exemple, un cadre peut partager son lien Calendly sur LinkedIn pour planifier des appels de réseautage.
Explorez les fonctionnalités puissantes de Calendly
Calendly, bien plus qu’un simple outil de planification, offre des fonctionnalités variées pour simplifier l’organisation de vos rendez-vous :
- Intégration avec les agendas : Que vous utilisiez Google, Outlook, Office 365 ou iCloud, Calendly s’intègre parfaitement à vos calendriers.
- Divers types de réunions : Que ce soit une réunion en tête-à-tête, en rotation entre plusieurs personnes, collective ou de groupe, vous trouverez l’option adaptée.
- Gestion des fuseaux horaires : Calendly s’assure que vos invités réservent selon leur propre fuseau horaire, évitant ainsi toute confusion.
- Personnalisation complète : Ajoutez votre logo et vos couleurs pour personnaliser votre page de planification à l’image de votre marque.
- Notifications automatiques : Calendly envoie des rappels et des suivis par email ou SMS pour éviter les oublis.
- Temps tampon : Ajoutez un espace entre vos réunions pour éviter d’enchaîner sans pause.
- Intégration sur votre site web : Vous pouvez facilement intégrer Calendly à votre site pour permettre à vos visiteurs de réserver des rendez-vous directement.
- Connexions avec d’autres outils : Intégrez Calendly à des outils comme Zoom, Salesforce, Slack, ou encore Zapier pour automatiser encore plus de tâches.
Conclusion
Calendly simplifie et accélère la planification de vos réunions. En suivant ce guide, vous avez appris à :
- Créer et personnaliser votre compte
- Configurer et gérer différents types d’événements
- Partager votre lien et l’intégrer à vos outils pour plus d’efficacité
Ne laissez plus une planification désorganisée vous ralentir. Maîtrisez Calendly et voyez votre productivité décoller !
